“Instrumentenbeheer is de kern van CombiSter”

By 14/03/2018 Nieuws No Comments
Jos Mee

Interview met Jos Mee, teamleider Instrumentenbeheer. Jos werkt al twaalf jaar bij CombiSter en heeft CombiSter van een heel kleine CSA uit zien groeien tot een grote speler. Gelukkig houdt ze erg van verandering en voelt CombiSter voor haar als ‘thuis’.

Wat doe je als teamleider instrumentenbeheer?

‘Instrumentenbeheer is eigenlijk de kern van de CSA. Wij moeten alles invoeren in ons automatiseringssysteem. We hebben dus heel veel te maken met het systeem, met de invoer. Als we van de OK horen dat er iets gewijzigd moet worden, dan voeren wij dat in. Nieuwe netten die van de firma komen zetten we in het systeem. Het is heel secuur werk, als wij een fout maken gaat het mis op de werkvloer. We moeten zorgen dat alles goed in het systeem staat, met goede foto’s. Zo kunnen de productiemedewerkers op de juiste manier samenstellen. Dat is één van onze taken. Verder krijgen we van de firma ook nog netten die de OK huurt. Soms voor één OK, soms voor meerdere OK’s en voor langere tijd. Die checken we ook van begin tot eind. We kijken of alles wat erop moet staan erop zit en of het instrumentarium functioneel is. Dan maken we ook weer foto’s zodat het hier netjes in het systeem komt te staan en dan wordt het ingezet.’

Jos MeeWaarom werken jullie met foto’s?

‘Sommige instrumenten, vooral van de orthopedie, hebben alleen Engelse namen. Dat is soms heel moeilijk om te volgen en dan is het handig als je een foto hebt. Sommige instrumenten bestaan uit twee delen dan kan de productie kijken hoe het in elkaar gezet moet worden. Het is een hulpmiddel, de inhoudlijst is leidend.’

Wat doen jullie nog meer?

‘Bestellen. Bijvoorbeeld als er nieuwe netten op de markt komen en de OK wil dat wij die bestellen, dan doen we dat. We vragen offertes aan en overleggen met de OK of de kosten akkoord zijn, alvorens wij het instrumentarium bestellen. Verder doen wij de reparaties. Instrumentarium dat gerepareerd moet worden gaat terug naar de leveranciers. Wij onderhouden contacten met de vertegenwoordigers en zorgen voor registratie en de administratieve afhandeling. Als laatste zijn we bij nieuwe instrumenten verantwoordelijk voor een tweede controle. De DSMH’s (deskundige steriele medische hulpmiddelen) van het betreffende ziekenhuis doet de eerste controle. Dan wordt er gekeken of het instrumentarium gereinigd en goed gesteriliseerd kan worden. De DSMH kijkt alleen naar wat er op papier door de fabrikant is vermeld. Wij kijken naar het instrument zelf. Is het wel daadwerkelijk reinigbaar. Wat op papier staat, is soms in de praktijk niet uitvoerbaar.’

Jos MeeWat heb je in die afgelopen twaalf jaar zien veranderen bij CombiSter?

‘Heel veel. Van een kleine CSA zijn we naar een hele grote organisatie gegaan. Sowieso is CombiSter vrij uniek omdat het de eerste externe CSA was. We hebben nu ook de productie van het Haga erbij gekregen, dus sinds vijf jaar hebben we het ontzettend druk gekregen. Het team is enorm groot geworden. Dat laatste is de grootste verandering. De teamleiders hebben ook veel meer werk gekregen omdat we nu voor verschillende locaties en meerdere klanten moeten zorgen.’

Vind je die veranderingen wel leuk?

‘Ik vind dat juist erg leuk, ik hou van verandering. Het is wel ontzettend snel gegaan. Het had best ietsje langzamer gemogen (lacht). Maar als ik nu zie hoe we ervoor staan ben ik trots op ons bedrijf, dat wij de kwaliteit bovenaan zetten en dat dat ook lukt.’

Hoe waarborg jij de kwaliteit?

‘Wat ik heel belangrijk vind in ons IB-team is dat wij heel goed met klanten om kunnen gaan en goed kunnen communiceren. Wij kunnen zeggen waar het op staat, en dat doen we op een goede manier. Hier staat CombiSter voor; patiëntveiligheid staat voorop en kwaliteit is daaraan verbonden. Dat is heel belangrijk bij ons.’

Hoe ziet je dag eruit?

‘Ik kan iets plannen, maar mijn dag loopt toch altijd anders. Ik begin meestal met het checken van de mail. Zijn er bruikleenaanvragen binnen gekomen. Die zet ik in de agenda. We moeten tijd hebben om alles goed na te kijken. Soms moeten we nee zeggen tegen een bruikleen als ze het niet op tijd kunnen leveren.’

Krijg je vanuit CombiSter dan ook tools om slechtnieuwsgesprekken met klanten te voeren?

‘Ja, we krijgen heel veel cursussen op locatie bij het Reinier de Graaf en van hieruit ook nog een aantal cursussen voor teamleiders. Maar dat is niet alleen voor teamleiders, alle medewerkers kunnen verschillende cursussen volgen.’

Jos MeeWaar ligt jouw uitdaging?

‘De contacten zijn het leukst. Het vertrouwen winnen van de klanten en het vertrouwen houden. Dat is soms ook nee verkopen. Een antwoord geven is vaak al voldoende, met daarbij een goede onderbouwing. Het leukste van mijn werk is dat je als je thuis zit denkt: dat hebben we toch weer gedaan met zijn allen. Dat is een heel fijn gevoel.’

Hoe groot is het team?

‘Met mij drie, maar we hebben pas een halve fte erbij en ik ga mijn leidinggevende taken ook inzetten op de productie afdeling. Hierdoor blijft er 2,5 fte over, dus ze zullen het druk krijgen. Maar in de productie is het ook nodig.’

Hoe ga je om met het spanningsveld tussen kwaliteit en de klantvraag?

‘Nou, de grootste uitdaging is om de ideeën die je allemaal aangeleverd krijgt allemaal af te werken. Er komt zoveel werk bij kijken en je hebt ook je gewone taken. Er worden vaak heel veel ideeën aangeleverd en dan kun je er niet altijd gelijk op acteren terwijl het wel om goede ideeën gaat. Soms duurt het echter een half jaar of langer omdat je ook andere mensen en disciplines nodig hebt. Dat is soms lastig. Ik hou namelijk wel van aanpakken en wil alles het liefst morgen geregeld hebben. Dat is de uitdaging.’

Wat voor bedrijf vind je CombiSter?

‘We hebben een groot assortiment mensen (lacht). Het is heel laagdrempelig. Je kunt altijd bij wie dan ook binnen lopen. Voor mij voelt het hier als thuis.’