Hans Klinkenberg vervult meerdere functies binnen Combi-Ster; hij is kwaliteitsfunctionaris, hoofd BHV èn DSMH (Deskundige Steriele Medische Hulpmiddelen). Als DSMH is hij verantwoordelijk voor de beoordeling van de medische hulpmiddelen op compatibiliteit met het hersterilisatieproces en de risico’s die hiermee gepaard gaan. Wat houdt dit in? Hoe gaat hij met deze verantwoordelijkheid om?
Hoe ben je DSMH geworden?
Mijn vorige collega was bedrijfsleider en DSMH. Dit zijn eigenlijk twee functies die lastig te combineren zijn. Toen hier een nieuwe directeur kwam vroeg zij mij of ik bij Combi-Ster DSMH wilde worden, vanwege eerdere functies die ik bij andere bedrijven in Leiden en Utrecht had gehad. Ik wilde het eerst nooit omdat ik het te moeilijk voor mezelf vond maar gaandeweg voelde ik mezelf hierin groeien en ik heb toen toch besloten om het te gaan doen.
Je bent dus onder andere verantwoordelijk voor het controleren van de apparatuur, hoe doe je dat?
Ik ben verantwoordelijk voor het programma. Hoe vaak worden de machines onderhouden et cetera. Wasmachines worden bijvoorbeeld twee keer per jaar onderhouden. Elk jaar doen we daarnaast ook een validatie. Doet de machine nog wel wat het moet doen volgens de richtlijnen? Het onderhoud gebeurt door de monteur en ik beoordeel het validatierapport die de monteur opstelt. Dit doen we met elke machine binnen Combi-Ster. We hebben gelukkig voldoende capaciteit en kunnen het proces altijd draaiende houden. In principe duurt een validatie ongeveer een dag dus zijn we de machine niet zolang kwijt. Autoclaven duren twee dagen maar wij hebben altijd één autoclaaf uitstaan dus die gebruiken we dan gedurende die periode. We hebben voldoende capaciteit om de boel gewoon draaiende te houden. De machine wordt binnen een dag gevalideerd. Als het aan bepaalde eisen voldoet kan het beschikbaar komen op grond van een voorlopige vrijgave. Meestal na één of twee weken krijg ik het validatierapport binnen en kan ik de machine definitief vrijgeven, als alles goed is uiteraard.
Kun je voorbeelden geven wanneer deze medische hulpmiddelen afgekeurd worden?
De medewerkers weten waar ze op moeten letten. Als er afwijkingen zijn binnen de resultatengrafiek dan word ik erbij gehaald, of het nou dag of nacht is. Daarna kan ik de risico-inschattingen gaan doen. Soms houdt dat in dat we opnieuw moeten steriliseren en de andere keer kan het wel. Dan heeft het misschien iets te lang gesteriliseerd maar is het nog binnen de marges van de risico-inventarisatie. Als ik een net afkeur dan laat ik het technisch nakijken. Ik stop de machine direct en laat er een technicus naar kijken voordat het weer in gebruik gesteld mag worden. Ik kijk aan de hand van het resultaat van het proces waar het fout gegaan kan zijn, dat laat ik nakijken en zo los ik het op. Als dit gebeurt dan leveren we ook niet uit aan de klant. Dit is af en toe lastig omdat het belang van het ziekenhuis en de patiënt hoog ligt maar het moet gewoon goed zijn, punt. Veiligheid gaat boven alles.
Vind je het moeilijk om de verantwoordelijkheid van DSMH te dragen?
Deze verantwoordelijkheid dragen vind ik niet erg. Ik sta hier ook niet alleen in hoor. Ik kan vaak bij collega’s aankloppen en even vragen wat zij zouden doen. Ik weet intussen wel mijn weg naar het antwoord op een vraag te vinden en bij wie ik dan moet zijn. Dit hoeven niet alleen mensen binnen Combi-Ster te zijn, het kunnen ook leveranciers of medewerkers van het ziekenhuis zijn. Ik zet alles op alles om voldoende informatie te krijgen om een goed en degelijk besluit te nemen waar ik zelf achter sta.
Laatst had ik een vraagstuk over een andere vorm van steriliseren: lage temperatuur sterilisatie. Dat vraag ik na bij de leverancier of dat kan met het specifieke instrument en hoe we dat het beste kunnen doen. Samen kunnen we een beter besluit maken van wel of niet. In dit geval was het dus niet, dat kan natuurlijk ook.
Je hebt meerdere taken binnen Combi-Ster. Is dit moeilijk te combineren?
Ik vind dit heerlijk dynamisch. Soms is het iets te veel. Met name de afgelopen periode hadden we openstaande vacatures waardoor ik tijdelijk wat extra taken kreeg. Dan ontkom je er niet aan om af en toe werkzaamheden te laten liggen of kort uit te stellen. Dat vind ik jammer maar ik hou wel van de dynamiek. Als ik geen chaos of hectiek om me heen heb dan wordt het saai. Dat zit een beetje in mijn aard hahaha. Als ik weleens een beetje achterloop dan moet ik het toch maar doen. Soms ren ik mezelf een beetje voorbij en de andere keer krijg ik er zoveel energie van dat ik bijna nog zo’n baan erbij wil. De laatste tijd hebben we wel steeds minder openstaande vacatures dus krijg ik ook wat minder taken en kan ik meer aandacht geven aan mijn eigen taken.
Hoe los je het op als je een taak even moet laten liggen?
Ik stel ten eerste heel goed prioriteiten. Ik kan natuurlijk niet alles tegelijk doen. Ik overleg dan vaak met mijn leidinggevende wat wel wat niet. Zo stel ik prioriteit en kijk ik wat ik maar even moet uitstellen. Soms werk ik een uurtje of twee uurtjes langer door. Dat compenseer ik dan ook wel weer hoor, door dan een andere dag wat eerder naar huis te gaan. Dat extra werken hoort er een beetje bij in deze functie. Zeker in een wat kleinere organisatie zoals Combi-Ster heb ik gewoon meerdere petten en meerdere taken. Ik ben veel meer betrokken op verschillende vlakken en dat maakt mijn baan ook wel mooi.
Hoe ben jij betrokken bij het productieproces?
Door middel van vragen van de mensen vanuit de werkvloer. “Kunnen we een korter wasprogramma organiseren door dit of dat te doen?” Dat ga ik uitzoeken en valideren. Wat doet dat dan? Past het binnen de richtlijnen? De productie wil natuurlijk alles zo snel mogelijk kunnen doen om het ook zo snel mogelijk weer bij de klant te hebben. Het is als een spel tussen wat kan en mag en de productielijn. Ik ben dus betrokken bij het optimaliseren van het proces en vooral het “kan dat en mag dat”.
Hoe werk je hierin samen met de mensen op de werkvloer?
Vaak komen mensen zelf met ideeën naar mij toe, omdat zij ervaringsdeskundigen zijn op hun vakgebied. In het verleden heb ik zelf ook wel op de werkvloer gewerkt maar bij een ander bedrijf. Zij staan de hele dag op de werkvloer en weten dus precies wat er plaatsvindt en wat er eventueel aan verbeterd kan worden. Als zij via de officiële weg met een voorstel komen, dan ga ik dat toetsen of het kan. Soms loop ik ook weleens op de werkvloer en dan komen ze daar met allemaal ideeën. Ik vraag dan of ze het eerst goed willen vormgeven. Het kan natuurlijk zo zijn dat bijvoorbeeld één iemand van de afdeling het een goed idee vindt maar de rest van de afdeling niet. Dan heeft het voor mij ook geen zin om het goed uit te zoeken. Ik moet eerst weten of het voorstel breed gedragen wordt en dan ga ik de wet- en regelgeving nakijken of het eventueel zou kunnen en mogen. Als dit kan dan mogen ze het zelf gaan uitwerken en kunnen ze het veranderen.
Soms krijg ik ook wel andere vragen hoor, die meer te maken hebben met een stukje scholing. Hoe houden we de kennis van de mensen up to date. Dat is ook een deelverantwoordelijkheid van mij. Als die vragen er komen vertel ik altijd graag, ook om de kennis van de werknemers te vergroten. Dan begrijpen zij ook beter waarom ze iets doen in plaats van dat ze alleen weten wat ze doen.