John Verweel (46) is sinds 1 juni 2022 Hoofd Klantcontact & Logistiek en geeft binnen zijn functie leiding aan drie teams. Van het logistieke proces van en naar de klanten toe tot de afdelingen Instrumentenbeheer en reiniging endoscopen met alle taken die daarbij horen.
Hoofd logistiek
Een van de teams is afdeling logistiek waar onze chauffeurs onder vallen. Wij hebben zes chauffeurs die dagelijks doordeweeks tussen 05.00 en 23.00 uur de ritten tussen ons en de ziekenhuizen (Reinier de Graaf, HagaZiekenhuis en Orthopedisch Centrum (RHOC) rijden. In het weekend wordt er op zaterdag ook nog een rit uitgevoerd.
Onze chauffeurs rijden volgens een rittenschema. We hebben sinds 1 september een nieuw schema in gebruik wat nog is opgesteld door mijn voorganger. Je loopt altijd wel tegen puntjes aan, dus waar het minder aansluit wordt het aangepast. Ik moet ervoor zorgen dat de chauffeur voldoende tijd heeft om de rit uit te voeren en tijd heeft voor het laden en lossen van de transportkarren. Je wilt hierin natuurlijk wel wat speling hebben. Naast het laden en lossen kan het ook druk zijn op de weg.
Ik wil het schone instrumentarium wat hier klaar is conform SLA afspraken op tijd aan de klant leveren en al het gebruikte instrumentarium op de OK’s en andere afdelingen, zo snel mogelijk bij ons krijgen. Dit is voor de doorloop van onze interne processtromen essentieel. Wij zijn een onderdeel hierin van de keten en gezamenlijk met onze klanten hierin voortdurend over in overleg.
Bij het opstellen van het rittenschema is het belangrijkste dat er rekening gehouden wordt met de belangen van alle partijen. Dat is de klant, ons eigen productieproces en onze chauffeurs. Het is altijd een mooie uitdaging om dit voor iedereen perfect te krijgen en het is een continuproces.
Onder het logistieke deel valt ook het beheer van het bulkmagazijn en de logistieke medewerker. Ik ben verantwoordelijk dat ons primaire proces niet in gevaar komt doordat er geen ondersteunende materialen in voorraad zijn, zoals bijvoorbeeld verpakpapier voor de sets, tapes maar ook de beschermmiddelen voor onze medewerkers. In eerste instantie bestelt de logistieke medewerker al deze zaken maar als er problemen zijn overleggen we samen en zoeken een oplossing.
Wat doe je allemaal als hoofd klantcontact?
Wanneer er iets met spoed moet worden geleverd nemen klanten contact op met de coördinator van onze productieafdeling. Daar hoef ik niet tussen te zitten. Maar wanneer blijkt dat er meerdere keren iets misgegaan is en er met spoed instrumentarium gebracht moet worden naar de klant, dan bespreek ik dat in het operationele overleg met de klant. Wat is er aan de hand? Kunnen we dit verbeteren. Periodiek zit ik dan met de verschillende afdelingen om tafel om te bespreken hoe dingen lopen. Bijvoorbeeld met de OK locaties van de ziekenhuizen spreek ik maandelijks of zelfs vaker indien nodig.
En als hoofd instrumentenbeheer?
Naast logistiek en klantcontact ben ik ook verantwoordelijk voor de afdeling instrumentenbeheer. Dat team verzorgt alle aanvragen van de klant voor nieuw instrumentarium, het wijzigen van inhoud van netten, zorgen voor uitvoer van reparatiebeheer en de inzet van aangevraagd bruikleeninstrumentarium. Maar ook voorraadbeheer is een taak van dit team. Om alle aanvragen op tijd en ordentelijk te laten verlopen maken wij hiervoor gebruik van digitale systemen zoals Topdesk. Voor de registraties van het instrumentarium maken wij gebruik van een instrumentenvolgsysteem.
Klanten kunnen bijvoorbeeld willen dat bepaalde nieuwe instrumentennetten worden ingezet of aangepast, maar dit moet voor ons wel uitvoerbaar zijn met onze interne processen. Daar kan soms een spanningsveld inzitten maar proberen wij altijd wel op te lossen.
Bruikleeninstrumentarium wordt geregeld vanuit de klant. De leverancier van instrumentarium levert dit bij ons af. Wij hanteren wel bepaalde aflevertijden, dit is nodig om onze registraties en controles en het productieproces conform vastgestelde eisen te laten doorlopen. Voor nieuw onbekend instrumentarium is het bijvoorbeeld iets langer dan voor instrumentarium dat al eens door ons is behandeld.
Soms gaat er wel eens iets mis en is het mijn taak om terugkoppelingen vanuit mijn collega’s mee te nemen. Ik ben niet verantwoordelijk voor het verbeteren van het productieproces. Maar ik ben verantwoordelijk voor de verbetering van alles tussen het productieproces en het leveren aan de klant in.
Je bent begin dit jaar begonnen bij Combi-Ster, wat vind je er tot nu toe van?
Ik vind het sowieso erg leuk om in de zorg te werken. Wat ik vooral zo leuk aan deze baan vind is dat dit een combinatie is van functies die ik in het verleden heb gehad. Met deze baan valt alles samen en dit is iets wat ik altijd al heb willen doen. Zo heb ik een logistieke achtergrond en ben ik in het verleden ook verantwoordelijk geweest voor een CSA. Daarnaast heb ik ook een buitendienstfunctie gehad en heb ik veel contact gehad met klanten. Dus vanuit de functie past het zeker bij me en heb ik het naar mijn zin. Vanuit het bedrijf én ook zeker vanuit de klanten heb ik een heel warm welkom gekregen. Ik vind het ook een mooie uitdaging om alle afdelingen waar ik verantwoordelijk voor ben zo goed mogelijk te laten draaien. Vanuit mijn optiek is er altijd ruimte voor verbetering en daar moeten we dus ook naar streven. Ik ben druk met van alles en nog wat, maar dat maakt het eigenlijk ook heel erg leuk. Dat betekent alleen wel dat ik goed moet plannen en soms ook ‘nee’ moet zeggen omdat ik het anders niet zou redden om mijn kerntaken uit te voeren.