“Ik vind het echt leuk om op processen in te zoomen en te schakelen”

By 06/10/2020 Nieuws
Marc Bartels

Zo’n 5 maanden geleden is Marc Bartels aangenomen als Hoofd bedrijfsvoering voor de productie. Hij heeft zich in een turbulente tijd bij Combister gevoegd en vertelt ons over de veranderingen die hij in deze korte periode allemaal heeft mogen meemaken. Daarbij komen de grootste uitdagingen naar voren en vertelt hij ons wat er nou zo leuk is aan het werken in zo’n complexe omgeving.

Wat is jouw achtergrond?

Ik heb een echte CSA-achtergrond. Ik ben mijn loopbaan gestart als medewerker op de CSA, ben daarna terreindeskundige, groepscoördinator, zorgmanager en de afgelopen zes jaar Deskundige Medische Hulpmiddelen (DSMH/DSRD) in het Haaglanden MC en het Groene Hart Ziekenhuis geweest.

Hoe ben je bij Combister terechtgekomen?

Dat is eigenlijk naar aanleiding van deze specifieke functie, waarvoor een vacature openstond bij Combister. Ik werd erop geattendeerd dat dit misschien wel wat voor mij zou kunnen zijn. Ik ben toen het gesprek aangegaan en werd aangenomen. Het leek me een mooie vervolgstap in mijn loopbaan.

Wat wordt er allemaal gedaan binnen de CSA?

Heel veel. In een notendop richt het productieproces waarvoor ik verantwoordelijk ben zich op het voorreinigen, reinigen, desinfecteren, kwalitatieve en kwantitatieve controles, verpakken, steriliseren van instrumentarium en weer uitgeven naar de klant. Dan hebben we het over grote volumes van vele duizenden verschillende instrumenten per dag. En daar zit natuurlijk aan de voor- en achterdeur nog een complex stuk logistiek aan vast. Verder verlenen we allerlei afgeleide diensten, zoals de zorg voor traceerbaarheid van het instrumentarium, organiseren van reparaties van defect instrumentarium, bestellen van ontbrekend instrumentarium en ga zo maar door.

Wat is jouw verantwoordelijkheid?

Mijn primaire verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat het onderdeel productie soepel en volgens de regels verloopt. Ik ben verantwoordelijk voor de aansturing van het team van ongeveer vijfenveertig mensen dat dit proces uitvoert en de procesafstemming met de diverse belanghebbenden. Daarbinnen heb ik natuurlijk allerlei specifieke verantwoordelijkheden.

Hoe ziet je dag eruit?

Heel wisselend. Mijn dag begint altijd met de dagstart. Dan komen we met de coördinatoren, staf en management bij elkaar om te bespreken wat er voor bijzonderheden zijn naar aanleiding van de vorige dag en om zaken af te stemmen voor de lopende dag. Daarna is het mijn agenda die de dag bepaalt. Meestal zit ik beneden tussen het team en ben ik bezig met zaken als planning, kwaliteitsissues, gesprekken met klanten. Noem maar op. En uiteraard spreek ik tussen de bedrijven door veel met de medewerkers over van alles en nog wat.

Ik moet wel eerlijk bekennen dat ik nog geen echt ‘normale’ dag heb meegemaakt (d.d. juni). Toen ik hier binnenkwam barstte na één week de coronasituatie los. Daardoor is het aanbod vanuit onze klanten vrijwel opgedroogd en kregen we allerlei andere dingen te doen. Dan ga je het opeens hebben over onverwachte zaken, zoals tijdelijke werktijdenregelingen, corona-proof werken, aanpassingen in de productieschema’s en mondkapjes en single use materiaal hersteriliseren. Allemaal dingen die normaal niet aan de orde zijn. Nu begin ik langzaam maar zeker te ervaren hoe het is als het ‘normale’ werk weer zijn gang neemt.

Wat zijn de grootste uitdagingen van jouw werk?

Combister is een organisatie die recent veel heeft meegemaakt. Er is in een aantal jaren enorm veel veranderd en dat heeft het team moeten absorberen. Dat heeft iedereen binnen de organisatie veel energie gekost. Nu komt het laatste stukje, waarbij we de transitie willen maken naar een bedrijf waar je de puntjes op de i zet. Dan is niet makkelijk om iedereen direct opnieuw in de modus te krijgen ‘om er nog een keer aan trekken’. Maar deze uitdaging is niet vrijblijvend. Er wordt van ons verwacht dat we die stap zetten. Vanuit het perspectief van onze klanten is het belangrijk dat we dat doen. En dan hebben we het natuurlijk óók over de patiënt. Het is dus noodzakelijk dat onze dienstverlening nagenoeg perfect is. Deze transitie vraagt van de organisatie opnieuw een grote inspanning. Het is essentieel om onze medewerkers en klanten op een positieve manier mee te krijgen in dit proces, zodat ze gemotiveerd zijn om actief te blijven bijdragen aan de veranderingen. Dat is een mooie uitdaging.

Bij deze transitie is de uitdaging om de juiste keuzes te maken. Je kunt immers niet alles tegelijk aanpakken. Iedere verandering die we nu nog willen doorvoeren moet dan ook raak zijn en echt een verbetering opleveren voor de processen bij ons en de klant. Het is geen speeltuin waarin je een beetje kunt experimenteren. Door de juiste prioriteiten te stellen kunnen we voor iedereen de maximale opbrengst halen.

En bij die veranderingen, waar kunnen we dan aan denken?

De grootste veranderingen zijn achter de rug. Dan moet je denken aan de fusie en het fysiek bij elkaar zetten van de productie van de twee ziekenhuizen waarvoor we werken. Natuurlijk met alle opstartproblemen die je daaromheen meemaakt. Na verloop van tijd heeft er ook een reorganisatie plaatsgevonden, dus ook qua functie-indelingen et cetera is er een hoop veranderd. Dat zijn natuurlijk dingen die echt impact hebben en dat merk ik ook op de werkvloer. Maar goed, daar is de organisatie goed doorheen gekomen. Nu komt de focus meer te liggen op het detailwerk. Dat is een andere mindset, die weer om een ander soort inspanningen vraagt. We gaan nu als het ware met een vergrootglas kijken naar onze dienstverlening en finetunen, met als doel ons proces optimaal op de klantprocessen af te stemmen en steeds hogere kwaliteit te leveren.

Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers ook mee willen in de verandering?

Aan de ene kant door veel met de medewerkers te communiceren en ze zo goed mogelijk te informeren. Ik vind het belangrijk dat ze inzicht hebben in de belangen van de organisaties waarvoor we werken, maar ook dat ze inzien dat het voor hun persoonlijke situatie belangrijk is dat we blijven doorontwikkelen. Ik denk dat als je het beleid goed uitlegt, medewerkers over het algemeen snappen waar we heen willen en waarom. En dan ook gemotiveerd zijn om daar hun steentje aan bij te dragen. Daarnaast vind ik het belangrijk om goed naar medewerkers te luisteren en ze mee te laten praten. Daar zit namelijk enorm veel praktijkervaring en daar leer ik weer van. Bovendien, medewerkers moeten ervaren dat ze ook invloed kunnen uitoefenen op waar we heen gaan. En uiteindelijk is het natuurlijk belangrijk om vast te stellen of de medewerkers en klanten zelf ook de positieve effecten van de verandering ondervinden, of dat initiatieven alleen in theorie mooi klinken. Het werkt het beste als een verandering zichtzelf verkoopt.

Waar is jouw werk belangrijk voor?

Enerzijds om er een bijdrage aan te leveren dat onze klanten en patiënten zonder zorgen kunnen beschikken over veilige producten, daar doen we het uiteindelijk voor. Ik weet dat ik in mijn positie zowel een positieve als een negatieve invloed op onze dienstverlening kan hebben, dus het is belangrijk dat ik die goed invul. Maar anderzijds is mijn werk ook belangrijk voor het welzijn van onze eigen medewerkers. Mensen werken hier natuurlijk ook gewoon voor hun brood op de plank en het is fijn als zij ervaren dat we een goede werkgever zijn, die met ze meedenkt om de dingen goed te regelen in hun privéleven en waar ze met plezier kunnen werken. Ik voel me daar (mede-) verantwoordelijk voor. Uiteindelijk ben ik ervan overtuigd dat wanneer medewerkers zich goed op hun plek voelen, ze gemotiveerd zijn om met een positieve insteek mee te werken aan wat we verder willen bereiken voor onze klanten en patiënten.

Wat vind je leuk aan jouw werk?

Dat je echt dingen kunt bedenken en ze zelf kunt uitvoeren. Ik vind het leuk om op processen in te zoomen en te schakelen tussen het abstract maken van het proces, het signaleren van knelpunten, het ‘ontwerpen’ van oplossingen en dan weer te bekijken hoe die in de praktijk werken. Zo blijf je afstemmen tot het resultaat zichtbaar verbetert. Verder vind ik de veelzijdigheid van mijn werk aantrekkelijk. Dat er een stukje vakinhoudelijk en techniek in zit, een stukje personeelsmanagement, een stukje financieel, een stukje klantrelaties en noem maar op. Om mijn ervaring op die gebieden te kunnen gebruiken om iedere dag met elkaar stappen maken, dat is in de basis wat mij veel voldoening geeft.

Wat moet je echt goed kunnen om jouw werk te doen?

Zoals gezegd, je moet heel breed georiënteerd zijn. Je moet weten hoe CSA processen in elkaar zitten en de techniek erachter begrijpen. Je moet begrijpen hoe teamdynamiek werkt, hoe je leiding geeft,  hoe regelgeving, kwaliteitssystemen en ziekenhuisprocessen werken. Noem maar op. Eigenlijk haken al die dingen op de één of andere manier wel ergens in elkaar in. In de positie waar ik nu zit komt het er bij beslissingen simpel gezegd op neer: als je hier aan een touwtje trekt, dan gaat er óók ergens anders iets omhoog. Dan is het dus belangrijk om te weten welke factoren er allemaal op elkaar inwerken. Hoe breder de kennis en ervaring die je in je rugzak hebt, hoe meer profijt je daarvan hebt. Dat helpt je bij het maken van goede afwegingen en daarmee ben je vaak al twee stappen vooruit.

Welke moeilijke keuzes moet je wel eens maken?

Dat gebeurt eigenlijk met enige regelmaat. Ik ben natuurlijk altijd bezig om dingen te doen die op één of andere manier ingrijpen op mensen hun belangen. Soms is dat een afwijzing in een sollicitatiegesprek van iemand die je graag zou willen aannemen, of is er een vakantieverzoek van iemand dat je niet kunt honoreren. Maar het kan ook zijn dat je een keer ‘nee’ moet zeggen tegen een klant terwijl je weet dat het niet goed gaat vallen. Dat doe je liever niet, maar soms is dat onvermijdelijk. Dus het kunnen legio dingen zijn. Het hoort bij de baan dat je voor dat soort dingen niet wegloopt.

Wanneer kom je met een trots gevoel thuis?

Dat is over het algemeen op momenten dat ik echt denk van: het was een productieve dag waar we veel dingen hebben gedaan die op de één of andere manier voor mijn gevoel weer bijdragen aan het grotere doel. Het is vaak een optelsom van allemaal losse dingen die op de dag gebeuren. Soms houd je daar gewoon een lekker adrenalinegevoel aan over. In het bijzonder is het leuk wanneer je echte feedbackmomenten hebt gehad en medewerkers of klanten uitspreken dat we op de goede weg zijn. Dat vind ik altijd extra leuk om te horen en neem ik zeker mee naar huis.

Wat heb je zien veranderen in de tijd dat je bij Combister werkt?

Toen ik binnenkwam voelde ik nog wel dat het de nadagen waren van een reorganisatie die het nodige teweeg heeft gebracht. Daar hoort ook een wat afwachtende houding bij. Maar ik signaleer in de basis wel altijd een positieve grondhouding en bereidheid om vooruit te kijken. Ik heb nu het gevoel dat we aan het begin zitten van een opwaartse spiraal in allerlei opzichten, al kan ik natuurlijk niet helemaal beoordelen hoe het was voor mijn tijd. Maar ik voel wel dat onze klanten en medewerkers nu bereid zijn om er samen de schouders eronder te zetten. Dat is wat ik zelf inschat als de grote verandering ten opzichte van pak ‘m beet een jaar geleden.

Wat maakt het leuk om bij Combister te werken?

Het is een grote organisatie met een, vanuit CSA perspectief, erg complex proces.  Je hebt binnen Combister weer verschillende disciplines en er werken mensen met in allerlei opzichten verschillende achtergronden. Daarnaast hebben we een grote diversiteit aan klanten met elk hun eigen cultuur en wensen. Ik vind het leuk om juist zo’n complexe omgeving verder te stroomlijnen en daar zelf ook echt meerwaarde in te hebben. Combister geeft veel ruimte om zelf met initiatieven te komen en daar voel ik me erg prettig bij. Ik werkte hiervoor in de rol van toezichthouder/adviseur voor twee organisaties, met vier CSA’s en vier scopendesinfectie-afdelingen in mijn aandachtsgebied. Dat is een mooie en interessante positie. Dus lag de lat voor de vervolgplek hoog, die moest wel weer een echte uitdaging zijn. Die plek heb ik bij Combister wel gevonden.

Wat zijn de grootste uitdagingen die het coronavirus met zich heeft meegebracht voor jou?

Dat was wel dat ik hier binnenkwam met een specifiek werkdoel, maar dat ik me in plaats daarvan binnen Combister met totaal andere dingen moest bezighouden en daarnaast werd gevraagd bij te springen als DSMH voor specifieke Covid zaken binnen de ziekenhuizen. Waarbij ik ad hoc beslissingen moest gaan nemen in organisaties die ik nog niet goed kende. Zonder referentiekader is het best lastig om in te schatten wat wel en niet kan. Dat voelde wel vreemd en soms ook spannend. Normaal heb je alles netjes in procedures gevat en is het duidelijk wat er moet gebeuren. Als dan alles overhoop wordt gegooid en continu wordt bijgesteld, merk je hoe belangrijk het is dat iedereen steeds goed geïnformeerd is. Het managen van de aanhoudende informatiestroom naar de medewerkers en het afstemmen tussen werkvloer en externe partijen vroeg om uitzonderlijk veel focus. Bij een continubedrijf, dat open is van zeven uur ’s ochtend tot elf uur ’s avonds, bereik je niet zomaar iedereen. Dus het was af en toe flink aanpoten, maar van die periode heb ik ook weer veel geleerd.