In een eerder artikel vertelden we al dat Combi-Ster een contract voor 5 jaar heeft afgesloten met CoperniCare MediTracker als instrumentenvolgsysteem. Christa Tigchelaar van Combi-Ster en Marijke van Geem van Copernicare stellen zich kort voor en Christa vertelt meer over het MediTracker systeem.
Vertel eerst even kort wat over jezelf. Wat is jullie functie bij Combi-Ster en Copernicare?
Christa: “Ik ben begonnen in Januari 2017 bij Combi-Ster als bedrijfsleider. Toen ik hier kwam werken werkte Combi-Ster al met MediTracker 1.0. In 2018 heeft er een update plaatsgevonden naar versie 2.0. Deze beide versies werden geleverd door Bexter. In 2019 is Meditracker overgenomen door Copernicus. Vlak na de overname hebben we een selectietraject doorlopen om andere opties te bekijken. Uiteindelijk zijn we toch bij het systeem van Meditracker gebleven. En in samenwerking met Copernicare werken we inmiddels met versie 3.0.”
Marijke: “Copernicus is de overkoepelende organisatie, Copernicare is de zorgtak hiervan met de track & trace software. Wij streven naar het verder doorontwikkelen van de MediTracker software zodat het in de toekomst alleen maar beter wordt en nemen hierin ook punten van verbetering van klanten mee.”
Waarom hebben jullie toch weer gekozen voor Meditracker?
Wij hebben meerdere klanten. We leveren aan het HagaZiekenhuis, het Reinier de Graaf Ziekenhuis en het Orthopedisch Centrum in Zoetermeer (RHOC). Wij hadden vanuit de aangesloten organisaties werkgroepen van zowel de ICT, de gebruikerskant en vanuit Combi-Ster zelf. De werkgroepen hebben onder leiding van een projectleider een pakket met eisen opgesteld. Dit traject is heel projectmatig aangevlogen, omdat we alle betrokkenen er zo goed mogelijk bij wilden betrekken.
Wat is er veranderd sinds jullie samenwerking?
Wij zijn in ieder geval overgegaan van MediTracker 2.0 naar 3.0. De klant heeft niet heel veel verandering gemerkt. Maar het systeem is wel veel beter gaan werken.
Hoe zou je de samenwerking met Copernicare willen omschrijven?
Heftig en prettig. Scherp op de snede. We houden elkaar alert, dat hebben we ook nodig aan beide kanten. Zo komen we namelijk verder. Maar dit gebeurt wel op een prettige manier, we kunnen elkaar corrigeren zonder dat dit de relatie verslechtert.
Wat is MediTracker?
Het is een track & trace systeem. Op netniveau volg je het instrumentarium dat in de netten zit. In het proces hier kun je het goed volgen, je kunt zien wanneer het in de desinfectieruimte is, wanneer het in de wasmachine zit et cetera. Dus als een klant een bepaald net nodig heeft kun je in het systeem makkelijk terugvinden waar het is. Je kunt bijvoorbeeld makkelijk zien of het net onderweg is in de vrachtwagen of dat het nog in de autoclaaf staat.
Op welke momenten gedurende het CSA-sterilisatieproces worden de instrumenten gescand? En waarom deze momenten?
Vanaf het moment dat de netten binnenkomen eigenlijk. Dat is het eerste scanmoment. Daarna wordt het gedurende het hele CSA desinfectie- en sterilisatieproces bij elke stap gescand. Bijvoorbeeld bij het in- en uitladen van de wasmachine. Het uitladen gebeurt in een andere ruimte. In deze ruimte gelden bepaalde hygiëne- en kledingvoorschriften omdat dit een schone ruimte moet zijn.
Het is belangrijk dat er veel scanmomenten zijn om het totale logistieke proces goed te kunnen volgen, tot en met het aankomen van het net bij de juiste klant. De logistiek kan best een uitdaging zijn. Het is complexer dan een gewone CSA-afdeling, waar alles in één organisatie plaatsvindt. Bij een gewone CSA-afdeling is het ‘bijzonder knap’ om een instrument voor de poli-kaakafdeling bij de verkeerde poli-kaakafdeling te leveren, omdat je er maar eentje hebt. Wij brengen de netten naar de goederenontvangst van de betreffende organisatie en dan wordt het door de eigen interne logistiek van de klant verder naar de juiste afdeling(en) gebracht.
Waarom is de logistiek een uitdaging?
Wij werken bijvoorbeeld met een vast rittenschema. Zo weet de klant wanneer Combi-Ster hun gebruikt instrumentarium komt ophalen en het steriele instrumentarium komt brengen. Omdat het erg belangrijk is dat de netten steriel blijven, kunnen kleine scheurtjes in het inpakpapier – wat om het steriele net zit – dit net al onbruikbaar maken. Daarom zorgen wij dat de chauffeurs bij de ritten van de vrachtwagens voldoende tijd hebben tussen de ritten door. Want er moet altijd rustig gereden worden. Bij spoedorders hebben wij een speciale spoedchauffeur die in een busje rijdt in plaats van een vrachtwagen. Een busje is wat wendbaarder en daarnaast kunnen wij dan ook iemand met een B-rijbewijs laten rijden in plaats van een C-rijbewijs. Bij operaties gebruikt men vaak meerdere netten gelijktijdig bij een ingreep. Het is dan van belang dat de hele serie netten in zijn geheel meegaat naar Combi-Ster. Dit is niet altijd haalbaar, wat stagnatie in de doorlooptijd en incompleetheid van netten kan vergroten.
Wordt deze software gebruikt voor alle instrumenten die Combi-Ster behandelt?
Ja, we gebruiken de software voor alles. Van grote netten tot losse instrumenten. Losse instrumenten noemen wij los laminaat. Losse instrumenten moeten net zo goed steriel worden en steriel vervoerd worden. Losse Instrumenten worden dubbel verpakt in ‘laminaatzakjes’. Ze worden dubbel verpakt zodat je gewoon de buitenkant kan pakken omdat het daarbinnen nog steriel verpakt is. Het enige nadeel is dat op losse laminaatzakjes geen tag zitten. Omdat die zakjes na gebruik weggegooid worden.
Wanneer gebruiken jullie barcoding en wanneer Radio Frequency Identification (RFID)?
Dat ligt mede aan wat de klant gebruikt. Een verschil tussen beide manieren is dat RFID redelijk automatisch gebeurt. Het komt onder een scanplaat wat de netten kan scannen. Met barcoding moet elke barcode handmatig gescand worden. RFID is bij Combi-Ster bijvoorbeeld erg handig bij de desinfectieruimte. In deze ruimte wordt het instrumentarium handmatig gereinigd. Onze medewerkers werken in deze ruimte met persoonlijke beschermingsmateriaal, waaronder handschoenen, omdat gebruikt instrumentarium bloed of bepaalde virussen kan bevatten. Daarom is het handig dat de netten niet handmatig worden gescand maar voor de RFID-plaat gehouden worden.
Hoe zie je de toekomst van track & trace binnen Combi-Ster?
Ik verwacht dat dat alleen maar meer gaat worden. Wij hebben nu een net volgsysteem. Waar ik graag naartoe wil in de toekomst is dit op instrumentenniveau te hebben. Ik geloof namelijk dat de gezondheidszorg hiermee efficiënter kan worden. Als je bijvoorbeeld een scanplaat onder de operatietafel hebt, kun je precies zien welke instrumentarium gebruikt wordt bij welke behandeling. Dan kun je veel beter je instrumentennet inrichten. Nu liggen er nog weleens instrumenten op netten klaar ‘voor het geval dat’ terwijl ze in werkelijkheid zelden gebruikt worden. Dan is het beter om dat in een los laminaatzakje te doen, dan kun je het alsnog pakken mocht het nodig zijn. Dat scheelt veel handelingen en daarnaast wordt het instrument ook veel minder onnodig gedesinfecteerd en gesteriliseerd. Dit kan eraan bijdragen dat instrumenten langer meegaan.
Bovendien kan het track & trace systeem als het op instrumentenniveau komt het OK-personeel ook helpen de netten compleet terug te sturen naar de CSA. Als je dat hebt kun je namelijk met een scanner over de instrumenten heengaan en gelijk zien of het net compleet is. Hoe completer Combi-Ster het net aangeleverd krijgt des te sneller wij het door ons proces heen kunnen krijgen.